Hogyan rendszerezd hatékonyan, a számítógéped tartalmát
Szerző: Balk Laszlo

Időnként, amikor elvállalom egy-egy számítógép vagy laptop szervizelését, javítását vagy bővítését, és megérkezik a számítógép.  A legtöbb esetben, óriási rendetlenség fogad a merevlemezen. Az még a jobbik eset, hogy ha a dokumentumok mappa, vagy a letöltések mappa dugig van fájlokkal.  Azonban olyan is előfordul, hogy a rendszer mappákba, vagy akár a programokat tároló mappákba is bekerül, egy-egy oda nem való fáj, dokumentum, vagy egy új, üres mappa.

Ebben a bejegyzésben azt mutatom meg neked hogyan kerüld el az ilyen áldatlam állapotot. Hogyan szervezd úgy a számítógépeden a különböző fájlokat, mappákat, dokumentumokat, hogy azokat bármikor könnyedén megtaláld, amikor szükséged van rá. A dokumentumok szervezése a régi iratszekrényekre vezethető vissza. A legtöbbünkben még él az a régi kép, amikor valamilyen oknál fogva eljutottunk az orvoshoz, vagy éppen a könyvtárból kölcsönöztem ki egy könyvet.

Az orvosnál az asszisztens, a könyvtárban a könyvtáros, előkereste a kartonunkat az iratszekrényből.   Ha már egy ideje ismertek minket, akkor általában tudta, hogy melyik fiókhoz kell oda lépnie.

Amelyben általában a nevünk alapján ABC rendben sorakoztak a kartonok. Egy viszonylag rövid keresés után, előhúzta a szükséges dokumentumot, és folytatódhatott a vizsgálat, vagy éppen a könyv átadásának dokumentálása.

Ebben a régi rendszerben, amikor egy-egy dokumentumot a saját kezünkkel kellett a megfelelő helyre elhelyezni, annak érdekében, hogy később könnyen megtaláljuk. Nem volt igazán kihívás rendet tartani, hiszen a legtöbb esetben egy, maximum két mappa volt az, amit vissza kellett rakni az eredeti helyére.

Iratszekrény nyitott fiókkal, női kéz benne dokumentummal
Rendetlen íróasztal a dokumentum halmok között egy laptoppal

Még az olyan extrém esetekben is, amikor egy egész napi munka után kellett a helyére tenni a mappákat, az is elvégezhető volt néhány perc alatt.  Persze akkor az asztalunkon uralkodó rendetlenség, folyamatosan figyelmeztetett arra, hogy még véletlenül se maradjon el, a mappák iratszekrénybe helyezése.

Számítógépes rendszereknél ez már sajnos nem így működik, mert itt bizony az egyes dokumentumokat nem tudjuk fizikailag kézbe fogni.

Az operációs rendszerek, a telepítést követően ugyan kínálnak egy egyszerű mappa elrendezést, de…

A probléma, már közvetlenül a telepítést követő néhány héten belül is előállhat. A telepítés után, van néhány kitüntetett mappa a számítógépen a dokumentumaink tárolására. Ilyenek például a letöltés, a képek, videók, dokumentumok mappák. Alap beállítás szerint minden letöltött dokumentum, kép, zene stb. a letöltések mappába kerül. Ezt az egyes letöltések alkalmával meg tudod változtatni.

Bár a képek és a videók mappa is könnyen rendezetlené válhat. Azonban ezek esetében legalább a dokumentum típusa nem változik. Hacsak nem szereted maximálisan összekutyulni a dolgokat, és ezekbe a mappákba is teszel egyéb más dokumentumot. Alapesetben a képek mappába a képek fognak kerülni, a videók mappába a videók, a zenék mappába általában zenék kerülnek.

De mi a helyzet a letöltések és a dokumentumok mappával?

Ezeknél válik csak igazán kaotikusa helyzet. A letöltések mappában számtalan fájl előfordulhat, letölthetsz ugyanúgy képeket, PDF dokumentumokat, Word dokumentumokat, program telepítő fájlokat És ugyanez a helyzet a dokumentumok mappával is 

Még az sem vigasz, hogy a fájlkezelők többsége igen gyors kereső funkcióval rendelkezik. Persze, ha kellően nagy méretű lemezzel rendelkezel, gondolok itt az egy, kettő vagy akár több terra bájtos merevlemezekre, akkor azoknak a az át kutatása meglehetősen sok időbe telik. 

Arról már nem is beszélve, hogy ha nem tudod a keresett fájnak a nevét.  A kiterjesztés alapján például rákeresel egy .jpeg képre, akkor bizony kapni fogsz egyhosszú listát, amit még tovább kell böngészni, ahhoz, hogy megtaláld a szükséges fájlt. Hogy ez ne így legyen célszerű létrehozni egy szervezett rendszert.

Mi az előnye egy ilyen rendszernek?

Az egyik nagy előnye, hogy nem lesz a géped egy kaotikus átláthatatlan labirintus, ahol a rendszerfájlok keverednek az épp tegnap készült képekkel. A másik előnye, hogy könnyen és rövid idő alatt megtalálod a számodra szükséges fájlt, dokumentumot, mappát. Ha pedig jól építed fel ezt a rendszert akkor ez még másolható is lesz így néhány kattintással Könnyedén áthelyezhető, vagy módosítható rendszert kapsz. 

Oké csináljunk átlátható rendszert…

Nézzük, hogy milyen szempontok szerint oszthatjuk fel a különböző mappákat.

Három ilyen szempontot tudunk megjelölni.

  1. Az első, a fájl típus alapján
  2. A második, dátum szerinti elosztás
  3. És a harmadik, az ügyfél vagy feladatok szerinti megosztás

Ezeket a szempontokat akár keverhetjük is. Ha megnézed a fenti képet ott láthatod, hogy többféle, ügyfél vagy feladatok szerinti, illetve dátum szerinti felosztást használtam. Mindegyiknek megvan az előnye, és a hátránya, ezeket fogjuk most megnézni.

A file típus szerinti rendezés…

nem feltétlenül jelenti, hogy csak számítógépes fájltípusok alapján rendezzük a dokumentumokat. Célszerű inkább az ügyfél vagy a feladatok szerinti megosztást, kiegészíteni fájltípusok szerinti felosztással. Általában akkor működik jól, hogyha nincs túl sok fájl, amit fel kell osztani. 

Dátum szerinti elosztásnál…

általában évszámokkal, és hónapok neveivel jelöljük a mappákat. Ez a felosztás akkor praktikus, hogyha rendszeresen ugyanolyan típusú fájlokkal dolgozol. Ha viszont huzamosabb ideig használsz egy fájt, akkor már problémás lehet a dátum szerinti felosztás. Hiszen meg kell oldani, hogy a hónapon belül Például mikor használtad, vagy mikor módosítottad, esetleg mikor nézted meg utoljára a fájt. 

A dátum szerinti felosztást is célszerű keverten használni, például az ügyfél vagy a feladatok szerinti felosztást, keverjük a dátum szerinti felosztással. Az egyetlen vitathatatlan előnye a dátum szerinti felosztásnak, hogy nagyon könnyű megtalálni egy pontos Időszakhoz tartozó fájlt.

A feladatok vagy ügyfél szerinti struktúra…

a legpraktikusabb. Ezt használják a legtöbben, ugyanakkor ebben a struktúrában lehet a legnagyobb a káosz is.  Ezért a feladatok vagy az ügyfél szerinti felosztást mindenképpen célszerű kiegészíteni, az előző kettő, azaz a dátum szerinti, vagy a fájl típus szerinti felosztással.  A legjobb eredményt akkor kapod, ha mind a három típusú felosztást használod a rendszerben. 

Annak érdekében, hogy rendet tudj tartani a számítógépeden, néhány egyszerű, de alapvető szabályt is be kell tartanod.

Nézzük meg hogy mik ezek az egyszerű szabályok.

Ne tárolj semmilyen fájlt a letöltések mappában, letöltés és átnevezés után azonnal tedd azt a számára kijelölt helyre.

Ugyanígy, ha csak egy mód van rá ne tárolj semmilyen fájlt az asztalon. Ritkán, ha feltétlenül szükséges, akkor egy-egy fájt vagy mappát, ki tehetsz az asztalra.  De törekedj arra, hogy minél előbb a megfelelő helyre helyezd át az asztalról.  A legoptimálisabb helyzet az, amikor az asztalon csak a kuka található.

Az ilyen asztalt, mint amit itt a kép kedvéért össze raktam inkább gyorsan tedd rendbe.

Az új rendszeredben lehetőség szerint ne csinálj túlságosan sok mappát, vagy túlságosan sok elágazást. Maximum 4-5 esetleg 6 szint mélységig tervezz, az felett már inkább ne. Ha így tudod csak megvalósítani akkor tervezd át a struktúrát. A túl nagy mélység ugyanúgy megfogja nehezíteni egy dokumentum megtalálását, mintha nem csináltál volna semmit. Mindig az legyen a cél, hogy a lehető legrövidebb útvonalon elérd, a számodra szükséges dokumentumot. 

Érdemes odafigyelni arra, hogy az elmentett dokumentumok, fájlok nevét miként határozod meg. Célszerű már a letöltéskor átnevezni a fájlt, és olyan nevet adni neki, amivel később könnyen megtalálod. Az általános nevek helyett, inkább válassz olyan nevet, amiből megállapítható, hogy a dokumentum, vagy a fájl mivel foglalkozik, miért töltötted le, mihez fogod később felhasználni. Egyszóval adj beszédes nevet a letöltött vagy éppen létrehozott fájloknak, dokumentumoknak.

A dokumentum1.docx, Dokumentum2.doc, vagy images01.jpg, foto02.png és társai helyett inkább így haszáld. Pl.: OBD-II-hiba-kodok.doc vagy Windows-xp-logo.png 

Készíts egy olyan mappát, amiben azokat a dokumentumokat, fájlokat tárolod, amit nem tudsz azonnal sehova besorolni, elhelyezni.  Hetente szakíts időt arra, hogy ezt a mappát rendbe teszed. A fájlokat, dokumentumokat áthelyezd a számukra létrehozott mappába.

Ha egyszer elkezded így szervezni a számítógépeden lévő fájlokat, mappákat, dokumentumokat, képeket, akkor ezt csináld végig. Ne add fel, nagyjából egy hónap mire szokásoddá válik, ez alatt az egy hónap alatt előfordulhat, hogy felesleges időtöltésnek gondolod ezt a szervezést. Lépj túl rajta és ne add fel, egy hónap után már automatikussá válik ez a folyamat. 

Végül mindig jusson eszedbe, hogy egy így rendszerezett számítógépes dokumentum, és képtárban, sokkal, de sokkal könnyebb, egy-egy file megtalálása, és ezzel a rengeteg időt tudsz megspórolni.

A Windows rendszert használók számára, van egy speciális program, ami segít a fájlok rendszerezésében.  Ez a program a DropIt.  A program megkönnyíti a letöltött, illetve létrehozott fájlok, képek, dokumentumok rendszerezését. Azzal, hogy nem szükséges manuálisan megnyitni a megfelelő mappát, és oda bemásolni a létrehozott fájlt. E-helyett egyszerűen csak rá kell húzni a Drop it ikonjára, és az általunk korábban létrehozott szabályok szerint, a program automatikusan gondoskodik a fájl megfelelő helyre továbbításáról.

A programot itt tudod letölteni: http://www.dropitproject.com/

Ehhez a programhoz készül egy videó tanfolyam, ha érdekel és szeretnél értesítést kapni amikor elindul a tanfolyam. Iratkozz fel itt a tanfolyam értesítőre. így azonnal tudok neked szólni, amint elérhető lesz a tanfolyam.

DropIt tanfolyam

9 + 1 =

Ugye te sem szeretnél lemaradni további hasznos tartalmakról?

Cikk értesítő

Hozzájárulok, hogy a pcegyszeregy.hu számomra e-mailt küldjön. NAIH-73026/2014.*

Az adatkezelési tájékoztatót megismertem és elfogadom.*

Kitűzés a Pinteresten

Megosztás